Protonet

Protonet-Aufgaben – mächtige Funktion mit viel Potential

Am Anfang habe ich bei der Arbeit mit Protonet viel über Themen, persönliche Nachrichten oder Gruppenchats abgewickelt. Nach und nach habe ich aber versucht die anderen Möglichkeiten sinnvoll und effektiv zu nutzen.

Wie die Protonet Keynote mir die Augen öffnete

Bei der letzen Protonet Keynote hat es dann irgendwie „Klick“ gemacht in meinem Kopf. Ali, CEO von Protonet, hat einen direkten Einblick in die Arbeitswelt von Protonet gezeigt – kurz, aber für mich sehr einleuchtend. der Umgang mit Aufgaben – ein Genuss.

Ich muss ehrlich sagen, dass ich bis zu dem Zeitpunk den Bereich von Aufgaben immer ein wenig halbherzig behandelt habe. Ja, Aufgaben kann man erstellen und abhaken. Das kann man auch mit tausenden anderen Tools. Aber. Aufgaben innerhalb von Protonet kann man eben auch anderen Menschen zuweisen, dazu kommunizieren, etc.. Man kann Aufgaben auch als Ping Pong betreiben.

Aufgaben sind ein mächtiges Instrument

Mittlerweile erstelle ich Aufgaben für Dinge, bei denen ich das vorher nie getan hätte – es aber total Sinn macht.

Welche Punkte mir beim Umgang mit Aufgaben bei Protonet helfen:

  1. Aufgaben dürfen nicht zu statisch betrachtet werden
  2. Aufgabenbezeichnungen nicht zu ausführlich, lieber flexibel und Details in die Beschreibung
  3. Aufgabenlisten und somit auch Aufgaben, können auch nachträglich noch um Personen aus der Gruppe ergänzt werden

Aufgaben Protonet

Ist nicht alles irgendwie eine Aufgabe!?

So überlege ich bei Rückfragen an Kunden oder Kollegen immer, ob sich nicht sowieso eine Aufgabe daraus entwickelt!?

Wenn ich zum Beispiel meinen Kollegen frage, ob er einen bestimmten Flyer erstellen kann, dann ist die Erstellung des Flyers eine Aufgabe. Egal ob er ja oder nein sagt, denn der Flyer muss fertig. Im schlimmsten Fall sagt er nein, weist mir die Aufgabe wieder zu und ich muss sehen wie ich damit umgehe. Entweder ich schalte weitere Kollegen ein oder mache es selbst. Also betrachte ich Aufgaben als eine Art Ping Pong.

Um beim Flyer zu bleiben. Ich kümmere mich also selbst darum. Ich brauche von einem Kollegen aber die Druckfreigabe, also hole ich ihn in die Aufgabe und weise sie ihm zu mit der Bitte um Endkontrolle. Sobald er sein go gibt, weißt er mir die Aufgabe wieder zu und ich weiß ganz automatisch Bescheid. Riesiger Vorteil: sämtliche Kommunikation und Dateiverläufe zentral an einem Ort ohne lange suchen zu müssen.

Protonet Aufgaben als Ping Pong

Aufgaben lebendig gestalten als Ping Pong

Dieses Ping Pong kann man mit den unterschiedlichsten Dingen durchführen. Häufig neigt man ja dazu, dass man immer eine neue Aufgabe macht … dann fehlen aber wieder die Dateien und die Kommunikation dazu. Meine klare Empfehlung also: flexibler mit Aufgaben umgehen und einfach mal ausprobieren.

Fazit: #einfachmalmachen

Gerade bei Protonet probiere ich die Funktionen gerne aus. Sehe, was für mich und Beteiligte am effektivsten ist und was gerade zum Fall passt – das ist nicht immer gleich, aber ohne probieren kommt man (wie fast immer) einfach nicht weiter …

Autor

1986. Friese. Nordseekind. ejo. Oldenburg. Ehrenamt. Kirche. Protonet. Öffentlichkeitsarbeit. Fundraising. Internet.

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